Als wij iets aan onze klanten leveren moeten daar wat papieren bij: een pakbon en een factuur. Dat is op zich niet zo bijzonder. De documenten moeten wel in 2-voud zijn, zodat ze er een stempeltje kunnen opzetten en een datum van ontvangst en dan gaatjes erin prikken en in een ordner doen: om voor eeuwig te vergeten. 🙄

Wij krijgen dan van allebei een gestempeld en bepoteld velletje terug wat we weer voor iets anders hergebruiken. Vaak levert Jouke de goederen zelf af, dus kunnen de benodigde papieren erbij. Laatst had ik in mijn pure onschuld vergeten het TRN-nummer op de factuur te zetten. De BTW-code van de klant zeg maar. (Zijn eigen nummer!) Eigenlijk kon de zending niet geaccepteerd worden zonder dat nummer.

Erop schrijven? Nee dat kan zeker niet! Ik werd gebeld: zet dat nummer er even bij en stuur die meneer een mail met het document. Mijn fout hersteld en de PDF opgestuurd (inclusief digitaal stempel en handtekening) naar Head of Finance en nog negen anderen. Pfieuw! 🥴

"Die bonnetjes worden dan weer gestempeld en getekend aan het tafelkleed vastgeniet"

Tien dagen later gaat de telefoon: belt 'spuit elf'. Wij hadden een zending geleverd maar de originele factuur ontbreekt. Nee meneer, die hebben we keurig via de mail opgestuurd, dat was toch echt niet waar volgens deze pennenlikker. Zijn baas gebeld, ja sorry maar we hebben géén origineel dus: het kan niet. 😤

Er zijn bedrijven en dat weten we, die qua 'automatisering' nog bonnenboekjes gebruiken met zelf-doorschrijvend papier. Een geweldig voorbeeld is onze garage, ze hebben een werkbonnenboek dat 36 bij 29 centimeter groot is, ongeveer zo groot als een flink formaat laptop!

De bon wordt met de hand ingevuld (inclusief een stel doorslagen in alle kleuren van de regenboog) er worden nog meer bonnetjes uitgeschreven o.a. van het verbruikte materiaal en een ontvangstbewijs van je betaalcheque of je cash betaling. Die bonnetjes worden dan weer gestempeld en getekend aan het tafelkleed vastgeniet. De uitkomst onderaan de bon wordt bijgeschreven in een groot boekhoud-boek.

Het origineel
Veel van deze administratieve inboorlingen zoals 'spuit elf' hebben het IQ van een half blik doperwten en bij dit bedrijf zit waarschijnlijk een heel nest.

Een origineel document is voor hen een stuk papier mét een stempel en een handtekening. Dat krijgen ze in handen geduwd bij aflevering of eventueel met de post.
Sowieso: zonder stempel besta je niet als bedrijf, het is net zoiets als een magische Heilige Graal.

"Origineler dan dat gaat hij het niet krijgen"

Hoe maak ik een origineel document? Ik druk op de 'P' van printen. Dat A-viertje gaat dan bij de zending. Je zou je dus kunnen voorstellen dat één van die doperwten gewoon even op zijn eigen 'P' drukt en de PDF uitprint zodat hij 'zijn orgineel' heeft.

Zo eenvoudig gaat het hier niet!

Het uitgeprinte origineel ligt klaar en Jouke gaat een van de komende dagen (weer) naar hun kantoor, met pen én stempel en zal hoogstpersoonlijk onder de neus van de pennenlikkende doperwt, het stempel en zijn handtekening op het papier zetten.
Origineler dan dat gaat hij het niet krijgen.

Een andere firma ooit, was wel heel modern bezig: we konden de factuur mailen. Maar helaas, ook hier volgde een telefoontje: we moeten een origineel hebben, sorry! Ze hadden keurig de factuur uitgeprint, maar hij was niet origineel: een stempel is blauw en een handtekening ook en dat was niet het geval. Bij het bedrijf aangekomen met een vers uitgeprint exemplaar bleek: ze hadden de 'P' wel gevonden, maar alleen een zwart/wit printer. 🤦‍♀️

 

Pin It